Ajánlattevőknek

Mire figyeljek, ha indulnék?

Miután eldöntöttük, hogy versenybe szállunk egy szerződés elnyeréséért, az első lépés a dokumentáció beszerzése. A dokumentáció beszerzésével kapcsolatosan a közzétett felhívás IV.3.3) pontja és a VI.3) pont egyéb információi között keressünk ajánlatkérői rendelkezéseket. Ha bizonytalanok vagyunk, nyugodtan keressük meg a felhívás I.1) pontjában megadott kapcsolattartó személyt telefonon, vagy e-mail útján bővebb felvilágosításért. Kérjük meg, hogy a papír alapon átadott dokumentációt az ajánlatkérő elektronikus úton is küldje meg a részünkre további felhasználás végett: például a nyilatkozatminták miatt. A felhívás és a dokumentáció előírásainak átfogó ismerete nélkülözhetetlen a megfelelő pályázat elkészítéséhez. Miután beszereztük a dokumentációt érdemes a felhívásban és dokumentációban szereplő előírások alapján egy tételes listát készítenünk, melynek alapján lépésről-lépésre haladva ellenőrizhetjük az ajánlat elkészítésének folyamatát.

Leghamarabb a más szervezetektől beszerzendő igazolások megkérése iránt kell intézkedni, mert ezeknek a beszerzési időtartama tőlünk független tényező, melyet a legjobb már az ajánlat elkészítésének első szakaszában elintézni. Ilyen igazolás lehet a referencialevél, a számlavezető pénzintézettől származó nyilatkozat, de ide sorolhatjuk az alvállalkozóktól, illetve az erőforrás szervezetektől származó dokumentumokat is.

A Kbt. módosítás következtében 2009. április 1. napjától az ajánlatban nem kötelező a kizáró okok fenn nem állására vonatkozó igazolásokat benyújtani (pl. APEH, VPOP igazolás), azonban írásban nyilatkozni kell arról, hogy az ajánlattevő, a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozója, továbbá az ajánlattevő számára erőforrást nyújtó szervezet nem áll a kizáró okok hatálya alatt. Új rendelkezés, hogy kizárólag a nyertes ajánlattevő, a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozója, és az ajánlattevő számára az erőforrást nyújtó szervezet köteles becsatolni a fent rögzített igazolásokat – ha az ajánlatban nem adták be – az eredményhirdetést követő nyolc napon belül. Érdemes azonban ezeknek a dokumentumoknak a beszerzését hamarabb megkezdeni, mert amennyiben a nyertes nyolc napon belül nem nyújtja be az igazolásokat, ajánlatkérő hiánypótlási felhívás megküldése nélkül a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőt kéri fel a dokumentumok csatolására, és ennek megtörténte után azzal köti meg a szerződést.

Az esetleges nem egyértelmű ajánlatkérői előírásokkal kapcsolatosan módunkban áll bizonyos szabályok mentén kiegészítő tájékoztatást kérni. Az alkalmazott eljárásfajtától függően kizárólag az ajánlatkérő elvárásainak megfelelően tegyünk ajánlatot, a beszerzés tárgyát érintő esetleges többletvállalásainak az ajánlatkérő az esetek nagyobb részében nem áll módjában elfogadnia, így könnyen előfordulhat, hogy az elő nem írt többletvállalásunk miatt versenyhátrányba kerülünk.

Fontos követelmény, hogy az egyes dokumentumoknak (pl. referenciaigazolások, önéletrajzok) meg kell felelniük az adott eljárásban meghatározott kritériumoknak, így ha azt gondoljuk, hogy egy igazolás, már egy korábbi eljárásban is megfelelt, akkor könnyen meglepődhetünk, mivel eljárás és eljárás között is van különbség.
Ha az előírt dokumentumok a megfelelő tartalommal a rendelkezésünkre állnak, már „csak” a formai előírásoknak való megfelelés van hátra. Ilyen például az ajánlat bekötése, oldalszámozása, csomagolása, stb.
Fontos körülmény, hogy az ajánlatkérő biztosította-e a hiánypótlás lehetőségét, és ha igen, akkor milyen körben. Ha a hiánypótlás kizárt, vagy korlátozott, fokozott körültekintéssel kell eljárnunk, mert ebben az esetben a legapróbb hiba is az ajánlat érvénytelenségét eredményezheti.

Úgy érzi bármilyen előre nem látható helyzetre képes megfelelően válaszolni?

Ha igen, akkor: Nézzük, hogyan teljesítheti az alkalmassági követelményeket az ajánlattételhez?

Ha nem, akkor gondolja át válaszait a következő gyakran felmerülő kérdésekre:

• Vajon meddig tehetek fel kérdéseket az ajánlatkérőnek? A kérdésfeltevés határideje nem ugyanaz a különböző fajtájú eljárások esetén!
• Biztos, hogy például a referenciaigazolásaimból nem maradt ki egyetlen szükséges adat sem? A bankinformációs papírjaim tartalma kielégíti az ajánlatkérő elvárásait?
• Tudja-e, vajon mit kell érteni a „folyamatos oldalszámozásra” vonatkozó ajánlatkérői előírás alatt?

Nem biztos a válaszokban?

A szabályokkal és a közbeszerzéssel kapcsolatos egyéb kérdéseire is választ kaphat munkatársainktól. Ha úgy érzi, segíthetünk, kérjük, töltse ki az alábbi kérdőívet.

A fenti űrlap kitöltése semmilyen kötelezettséggel nem jár!
Kollégánk hamarosan megkeresi Önt a megadott elérhetőségein.